En todo negocio de hostelería o quizás sería más correcto decir en todo negocio de venta menor, existe un proceso al final del día que mucha gente odia por sus implicaciones y problemas: el arqueo de caja.

En sí un arqueo de caja no es más que la suma del dinero que dispone la caja y una operación simple de sumas y restas que dan como resultado el "descuadre".
La operación es simple, nuestro dinero al comenzar el día, más las ventas realizadas, menos los pagos, debe ser igual a la cantidad de dinero que tenga nuestra caja.
Esta operación tan simple puede ser complementada de otras adicionales como, sumar el dinero agregado a la caja (en ocasiones por falta de cambio), restar el dinero que ha sido retirado (en ocasiones por exceso de cambio o saldo en caja), gestión de propinas ya sean en metálico o con otros medios de pago, abonos, etc...

No hay más complicaciones en el proceso de arqueo, por más que la gente pueda ver este procedimiento como algo complicado, difícil, lento o tedioso.
Existen algunos aspectos a tener en cuenta en un arqueo de caja:
1.- El saldo inicial, en ocasiones la gestión se prefiere realizar en base a una misma cantidad de dinero al iniciar el día
2.- La gestión de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa
3.- La retirada de dinero al banco al finalizar el día.
4.- El control de los cobros realizados según los medios de pago permitidos por el local

Cada uno de estos aspecto puede parecer que al ser variado nos complican la gestión y por ende el cuadre de caja, pero nada más lejos de esta idea.

En este blog vamos a comentar el método tradicional, la operación que se realiza y en consecuencia que problemas pueden surgir.

Método tradicional:
- Se inicia el día con una cantidad fija de dinero que normalmente se cuenta y verifica al iniciar la actividad, o bien está ya preparada en la caja. (Suele ser el método habitual en supermercados por los cambios de cajeros y con el fin de no parar la actividad).
- En el método tradicional no hay gestión de cobros, por lo que cualquier pago por caja se realiza con dinero externo (en ocasiones muy mal controlado).
- Al finalizar el día o el turno, simplemente se cuenta el dinero de caja, se resta el saldo inicial y el resultado debe coincidir con lo que nuestro terminal indica que ha sido vendido.

Ventajas:
- Máxima simplicidad en el proceso, apenas admitimos las operaciones de ventas.
- Cambio rápido de cajero en el mismo terminal
- Operación de cálculo simple Dinero de Caja - Saldo inicial = Ventas
- Al banco normalmente se lleva la misma cantidad de dinero

Inconvenientes:
- No permite la manipulación de la caja por varias personas y si fuera así no hay control para un posible descuadre
- Cualquier vendedor que tenga acceso a la venta de caja puede realizar un cuadre manual y es un camino susceptible de convertirse en fuente de hurtos a caja
- El descuadre de caja se descuenta del dinero a banco, por lo que la intención de que banco = ventas es poco menos que imposible
- Si el descuadre se realiza contra el saldo inicial puede quedarse sin dinero en caja para las operaciones, o bien necesitar el proceso de ingreso a caja

Conclusión:
- Es un método solo recomendable para supermercados o líneas de caja
- Solo ayuda al posible hurto, salvo que la caja sea gestionada por una única persona
- No ayuda a conocer lo vendido por el dinero del banco

En los próximos posts veremos otros métodos alternativos que podremos encontrar y los compararemos con este.

Juan Menéndez
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